لصوص الوقت !!

1. المقاطعات التليفونية:
عندما
تقاطعك أحاديث تليفونية، فإن ذلك يتسبب في تشتيت ذهنك، فمثلًا: إذا ما
كنت تمض في التفكير في عمل مهم يجب إتمامه، ثم يدق جرس التليفون ويقاطعك،
قد يكون المتحدث أي إنسان، لا يهم هنا من هو وماذا يريد المهم أنه يقاطعك
ويشتت تفكيرك. فالمدراء
يتلقون مكالمات بمتوسط 28 مكالمة يوميًا، فإذا ما كنت تجيب التليفون في كل
مرة يتصل بك فيها أصدقاؤك، سوف يتعذر عليك أن تنجز أي شيء. لذا
اطلب من السكرتيرة أن تحجب عنك المكالمات، وأن تتلقى الرسائل نيابة عنك،
تستطيع عندئذ أن تقرر متى تجيب أو ترد على المكالمات التي تتلقاها.
2. مقاطعات الأخرين:
قد
يأتي بعض الناس لزيارتك فقط لتجاذب أطراف الحديث، أو للشكوى، وقد يأتي
إليك بعض مندوبي المبيعات، فإذا كنت من المدراء الذين لا يبالون بمثل هذه
المقاطعات، فسوف تتلقى في المتوسط 5 زيارات في كل يوم دون موعد سابق، وهذه
الزيارات غير المدرجة ضمن جدول أعمالك، تتسبب في فقدان الكثير من وقتك
الثمين. لذا تحدّث إلى من
يقاطعك وأنت واقف، حتى لا تعطيه الفرصة للجلوس وعرض شكواه عليك، واطلب من
سكرتيرتك أن تضع لافتة "نرجو عدم الإزعاج" على بابك المغلق، وبهذه الطريقة
سوف يعتاد الآخرون على إحترام وقتك، والحفاظ على وقتهم أيضًا.
3. الإجتماعات والمقابلات:
إن
الدراسات والأبحاث قد قدرت أن المدراء يقضون في المتوسط حوالي 28% من
وقتهم في إجتماعات مع السكرتارية، مدير آخر، موظف، رؤساء الأقسام، اللجنة
التنفيذية ... إلخ. لذا ابدأ أولًا بأن تسأل نفسك: ماذا سيحدث إذا لم أحضر هذا الإجتماع؟ ثم افعل الآتي: أ*. إذا كانت إجابتك لن يحدث شيء، لا تذهب والغِ الموعد. ب*. إذا كانت إجابتك لن يحدث شيء، بل من المهم أن تعرف ماذا يحدث، يمكنك أن ترسل شخصًا أخر لينوب عنك. ت*. إذا كانت إجابتك نعم إن الإجتماع مهم ويجب أن تكون هناك، فضع جدول وابدأ إجتماعك في موعدك المحدد.
4
. التأجيل/ المماطلة:
إذا
ما كان هناك شيء في قائمة الأشياء التي سوف تقوم بها وأجلت عمله أكثر من
ثلاث مرات، فاعلم أنك تماطل، فتوقف عن ذلك، واحضر الأوراق أمامك، ووجّه
إلى نفسك هذا السؤال: ماذا سيحدث إذا لم أفعل هذا الشيء؟ وما هي درجة
أهميته؟ بعدها اتبع الآتي: أ*. إذا أجبت أنه لأمر هام، إذًا افعله. ب*. إذا أجبت أنه هام، لكن ممكن أن يفعله شخص آخر، فقم بتفويضه. ت*. إذا أجبت لن يحدث شيء وهو ليس مهمًا، على أي حال اهمله.
5. البريد والعمل الورقي:
فإذا
كنت من المدراء الذين يفضلوا فتح البريد الخاص بهم، وقراءة كل ما يصله من
خطابات، فإنك تتسبب في ضياع الكثير من وقتك الثمين، لذا: أ*. قم بتدريب سكرتيرتك على تلقي البريد والأعمال الورقية وفرزها، وعرض المهم فقط عليك. ب*. ضع البريد في ملف خاص، اقرأه عندما ينخفض مستوى نشاطك بعد الغذاء، أو في نهاية يوم العمل. ت*. قم بتفويض الرد على البريد، أو إنجاز الأعمال الورقية إلى شخص آخر.
6. اختلاط الأولويات:
قد
تكون مشغولًا بعمل ما، ثم تبدأ في شيء آخر، ثم تعود إلى عملك الأصلي، فإن
اختلاط الأولويات هذا يعني أنك تريد أن تفعل الكثير من الأشياء جملة
واحدة، وهذا غير معقول. لذا
ضع قائمة بكل الأشياء التي تريد القيام بها اليوم، ثم اعد كتابة القائمة
وفقًا لترتيب الأولويات ابدأ بالأهم فالمهم، ابدأ بالأشياء التي يجب
إنجازها فورًا، ثم تلك التي ينبغي أداؤها في وقت عاجل.
7. عدم التنظيم:
عندما
يسود مكتبك الفوضى، وتنبعث منه الأوراق في كل مكان، وتوضع الملفات في غير
مكانها، فإنك تفقد الكثير من وقتك الثمين بحثًا عن الأشياء، لذا: أ*. ابدأ بإخلاء كل أدارج مكتبك. ب*. ضع نظامًا ملائمًا لحفظ الملفات مرتبًا ترتيبًا أبجديًا وأكواد ملونة. ت*. احتفظ في حجرة مكتبك بما تحتاجه فقط لأداء أعمالك الهامة. ث*. ابدأ يومك في محيط عمل نظيف ومرتب، واحرص أن تنتهي بنفس الشكل. ج*. ينبغي أن يكون أمامك شيئًا واحدًا على مكتبك، العمل الذي تقوم به الآن.
8. استخدام معدات غير ملائمة:
قد
تكون معدات وأجهزة مكتبك غير حديثة، أو قد تكون بها أعطال ما معظم الوقت،
فسوء الأجهزة يفقدك الوقت الكثير ويثير غضبك، ويتحتم عليك أن تتصل
بالمختص لإجراء الإصلاحات اللازمة، أو استبدل الآلة القديمة بأخرى جديدة،
وفكّر في الأجهزة كنوع من الإستثمار، وليس بند للإنفاق والتكلفة، فالأجهزة
غير المناسبة سوف تكلفك الكثير، وتبطيء من تقدمك على المدى الطويل.