المهام والواجبات الرئيسية للموارد البشرية والشئون الادارية

رؤية ورسالة الموارد البشرية والشئون الادارية



تؤمن الشركة بأن الوصول إلى التميز يمر عبر الموازنة فيما بين :
أهداف الشـــركة
أهداف العاملين
تسعى الموارد البشرية والشئون الادارية في الشركة لإعداد البنية التحتية في الشركة للبناء التنظيمي والمؤسسي بغرض تحقيق الضبط الإداري والتنظيمي،واستقطاب الكفاءات المميزة والمؤهلة للعمل في الشركة،وتقييم الأداء والعمل على رفع مستوى الأداء والإنتاجية عن طريق التدريب والتأهيل والتطوير .
وتعمل الإدارة على تخطيط المسار الوظيفي للموظفين وتقديم خدمات ذات مستوى عالي تؤمن الرعاية المتكاملة وتنمية الولاء والإنتماء للشركه ورفع مستوى الرضا الوظيفي والعطاء بين الموظفين .


الصفات الاحترافية للموارد البشرية والشئون الادارية



ان الموارد البشرية والشئون الادارية في الشركه تدرك وتتفهم أن قيامها بمهامها وواجباتها ومسؤولياتها الملقاة على عاتقها بكفاءة عالية ينعكس سلباً أو إيجاباً على أداء الوحدات التنظيمية الأخرى في الشركة، وأنها كلما كان أداؤها أكثر كفاءة وإحترافاً كان لذلك الأثر المباشر في أداء الموظفين في الوحدات التنظيمية الأخرى في الشركة .
مما تقدم فإن الموارد البشرية والشئون الادارية في الشركه تسعى للتميز بالصفات التالية:



الدقة في العمل
1.
الدقة في البيانات المتعلقة بنشاطات وأعمال الموارد البشرية والشئون الادارية .
2.
الدقة في تطبيق الأنظمة والقوانين المعتمدة.
3.
الدقة في صحة المستندات المتعلقة بنشاط الموارد البشرية.
4.
الدقة في صحة المستندات المتعلقة بنشاط الشئون الإدارية.


السرعة في العمل

5.
في تنفيذ الخدمات الخاصة بالشركة.
6.
في تنفيذ الخدمات الخاصة بالموظفين.
7.
في التفاعل مع الأحداث والحالات الطارئة.


التطور المستمر
8.
في تطوير أنظمة الموارد البشرية المطبقة في الشركة.
9.
في تطوير مستوى الخدمات المقدمة للموظفين.
10.
في تطوير انظمة وآلية العمل بالشئون الادارية.
11.
في تطوير سياسات التحفيز للموظفين.


الأمانة والسرية
12.
سرية الرواتب والمزايا التي يحصل عليها الموظفين.
13.
سرية المستندات الخاصة بالموظفين.
14.
سرية التعاقدات والصفقات والعروض من والى الشركة.
15.
سرية المستندات الصادرة والواردة.




المرونة
16.
المرونة في تطوير وتنفيذ سياسات وإجراءات الموارد البشرية والشئون الادارية خاصة عند حدوث التعديلات والتغيرات المختلفة في القوانين الداخلية أو الخارجية .
17.
المرونة في التعامل مع الحالات الخاصة –خاصة الإنسانية منها.


البساطة في الإجراءات
18.
الميل العام إلى التسهيل والتيسير قدر المستطاع في الإجراءات مع مراعاة الإلتزام باللوائح المعمول بها.
19.
البساطة في تنفيذ المعاملات الخاصة بالموظفين في الشركة .

الإيجابية والتفاعل مع الآخرين
20.
مع الطلبات والإحتياجات المختلفة للموظفين في الشركة أياً كانت صفتهم أو مستواهم الإداري.
21.
التفاعل الإيجابي مع المناسبات المختلفة التي تمر بالموظفين في الشركة.

التنسيق والتكامل
22.
العمل بروح الفريق الواحد سواء داخل الإدارة أو مع الوحدات التنظيمية الأخرى في الشركة.
23.
التدوير الوظيفي ومعرفة وفهم كل موظف لعمل زملائه حتى يتم تغطيتة بكفاءة أثناء الإجازات وضغوط العمل المختلفة .



المهام والواجبات الرئيسية التسعة للموارد البشرية والشئون الادارية




1 . إعداد البنية الأساسية للعمل المؤسسي المنظم بغرض تحقيق الضبط الإداري والتنظيمي في الشركة


1.
إعداد الخطة الإستراتيجية للموارد البشرية والتي تشمل:
رؤية ورسالة الإدارة.
. المهام والواجبات الرئيسية للإدارة.
السياسات العامة للموارد البشرية والشئون الادارية .
الإجراءات العامة للموارد البشرية والشئون الادارية .
نماذج العمل.

2.
إعداد الهيكل التنظيمي المناسب العام والتفصيلي للشركة وتحديثه بإستمرار.

3.
إعداد الوصف الوظيفي لوظائف الشركة وتحديثه بإستمرار.

4.
إعداد قاموس الجدارات والقدرات والمهارات للوظائف.

5.
إعداد التصنيف الوظيفي والمسار الوظيفي لوظائف الشركة.

6.
إعداد لائحة تنظيم العمل ولائحة المكافآت والجزاءات.
7.
إعداد دليل الموظف.

8.
إعداد دليل الخدمات العامة.

9.
تخطيط الإحتياجات من الموارد البشرية وإعداد الموازنة التقديرية الخاصة بها.


إستقطاب الكفاءات العالية والممـيزة للعمل في الشركة

1.
دراسة سوق العمل.

2.
تحديد أفضل المصادر المحلية والخارجية للتوظيف.

3.
الإتصال والتواصل الفعال مع المصادر المثلى للموارد البشرية.

4.
إقامة وإدامة علاقات متطورة بين المؤسسات التعليمية والتدريبية وبين الشركة.


إدارة وتنظيم إلتحاق الموظفين الجدد إلى الشركة

1.
إجراءات جذب وإستقطاب الموظفين (الإعلان-الإتصال).

2.
تلقي طلبات التوظيف وتبويبها وأرشفتها يدويا وإلكترونيا.

3.
دراسة الطلبات والترشيح المبدئي.

4.
إجراء المقابلات الشخصية.

5.
إجراء الاختبارات المتنوعة المقررة للوظيفة.

6.
التنسيق مع الوحدات التنظيمية ذات العلاقة في عملية التوظيف.

7.
الترشيح النهائي.

8.
التعاقد النهائي.

9.
المتابعة أثناء فترة التجربة.

10.
تنفيذ الدورة التأهيلية الأساسية للموظفين الجدد.


تصميم وتنفيذ نظـام لمتابعة وتقييم أداء الموظفين

1.
إعداد نظام تقييم الأداء للموظفين .

2.
تحديد معايير قياس الأداء للموظفين.

3.
تحديد معدلات الأداء للموظفين ومراقبة مدى الإلتزام بتحقيقها.

4.
العمل على ربط نتائج التقييم مع الأنظمة الأخرى ذات العلاقة في الشركة وهي :

( نظام الترقيات-نظام المكافآت وزيادة الرواتب-خطة التدريب ... وخلافها ).

5.
التأكد من شمول وتوازن عناصر تقييم الأداء بحيث تشمل:
مستوى السلوك والإنضباط.
مستوى الأداء.
الإبداعات والابتكارات الخاصة.
الاستعداد للنمو والترقية.


التاهيل والتدريب المستمر

1.
تحديد الإحتياجات التدريبية لموظفي الشركة سواء الداخلية أو الخارجية.

2.
التخطيط والإشراف على تنفيذ برامج التدريب اللازمة للموظفين ومتابعتها، بغرض تحقيق الأهداف العامة التالية :
توجيه ميول الموظفين لتبني ثقافة وقيم وأهداف الشركة.
توفير الوقت والجهد في الحصول على المعارف والمهارات والخبرات اللازمة.
منح الموظفين المتدربين القدرة على مواكبة الجديد في المجالات التي يعملون بها.
منح الموظفين المتدربين القدرة على مواجهة التحديات الحالية والمتجددة التي تواجههم في أعمالهم.
تأهيل الموظفين المتدربين الجدد ومساعدتهم على فهم العمل والتأقلم مع متطلبات العمل والمهام المطلوبة منهم.
المساهمة في تأهيل الموظفين الحاليين وتعزيز قدراتهم على تأدية مهام عمل جديدة ومن ثم نمو فرصهم للترقي الوظيفي.
منح الموظفين المتدربين القدرة على أداء مهام جديدة ومتنوعة في أعمالهم مما يساعد في تنفيذ عملية التدوير الوظيفي وصولا إلى الموظف الشامل .
المساهمة في تنمية معارف وثقافة الموظفين المتدربين ومن ثم توجية ميولهم نحو خدمة الشركة والمجتمع .

3.
تنظيم ورش التدريب التخصصية.

4.
تنظيم زيارات تبادل الخبرات مع الشركات ذات العلاقة.

5.
العمل على توفير مكتبة متخصصة ذات علاقة بأعمال ونشاطات الشركة.

6.
تنظيم المساعدات والإجازات الدراسية.


التحفيز المسـتمر للموظفين في الشركة

1.
العمل على كشف وتحديد منظومة الدوافع الخاصة بالأفراد مجتمعين والدوافع الخاصة بكل موظف ودرجة وأولوية كل منها ,والعمل على إعداد وتصميم سياسات تحفيزية عالية الجودة تحقق الإشباع الأمثل لهؤلاء الأفراد, وبالتالي تكسب ولاءهم وانتماءهم للشركة, مما يؤدي للتفعيل الأمثل لطاقاتهم الذهنية والبدنية في العمل والتي تشمل :
الدوافع المادية والاقتصادية والحاجة إلى الإستقرار الإقتصادي والإحساس بالأمان.
الدوافع النفسية كالحاجة إلى الإحترام والتقدير والإحساس بالذات وبالأهمية والمشاركة في إنجاز الأعمال .
الدوافع الإجتماعية كالإحساس باحترام وتقدير الآخرين والعيش في بيئة اجتماعية تناسب ميوله.
الدوافع الوظيفية في ترقى السلم الوظيفي والوصول للمناصب العليا والرفيعة في الشركة.
الدوافع الصحية والبدنية كالحاجة إلى العلاج له ولأفراد أسرته.

2.
تنمية حاجة الموظفين للإنتساب والانتماء لشركة ذات مكانة مرموقة في المجتمع .


رفع مستوى الرضا الوظيفي بين العاملين في الشركة
تعمل الموارد البشرية والشئون الادارية بإستمرار على رفع وزيادة مستوى الرضا الوظيفي بين الموظفين في الشركة بغرض المساهمة في خلق وتعميق الإنتماء في الشركه من خلال التركيز على:

1.
التوافق الوظيفي بين الموظف والعمل الذي يقوم بة.

2.
الإستمتاع بالعمل في الشركة.

3.
العلاقة الجيدة مع الرؤساء .

4.
الولاء والإنتماء للشركة وقيمها وثقافتها ومبادئها وأهدافها.

5.
تنمية إحساس الموظف بأهمية الدور الذي يؤدية في الشركة.

6.
تقدير الشركة للموظف.

7.
الإنجاز وتحقيق الأهداف.


رفع مستوى الإستقرار الوظيفي بين العاملين في الشركة
تعمل الموارد البشرية والشئون الادارية بإستمرار على رفع وزيادة مستوى الإستقرار الوظيفي بين الموظفين في الشركة من خلال المؤشرات التالية:

1.
للشركة :

‌أ. التخطيط لتوفير الإحتياجات من الموارد البشرية.
‌ب. القدرة على توفير الإحتياجات من الموارد البشرية بالعدد والمواصفات والوقت المطلوب.
‌ج. عدم وجود وظائف شاغرة في الشركة.
‌د. عدم وجود عمالة زائدة عن إحتياجات العمل.
‌ه. توافر الردفاء المناسبين لكافة مواقع العمل بالشركة والتأمين الذاتي لإحتياجات الشركة من التخصصات المختلفة في حالة خروج أحد الموظفين.
‌و. القدرة على الإتصال والتواصل والتفاعل المستمر في سوق العمل.
‌ز. القدرة والمرونة على إستيعاب المتغيرات والتحديثات المستمرة في الوظائف الجديدة المطلوبة للشركة.
‌ح. القدرة على إستيعاب وتوفير البرامج التدريبية الجديدة للموظفين.
‌ط. القدرة على مواكبة التحديثات والتطورات الجديدة في المجال الذي تعمل فيه الشركة.
‌ي. سلامة البيئة الداخلية للعمل .
‌ك. تعميق روح التعاون والتكامل وروح فريق العمل لدى الموظفين في الشركة.
‌ل. تنمية الولاء والإنتماء وإستعداد الموظفين للبذل والعطاء المستمر لمواجهة التحديات والمنافسة.

2.
للموظفين :

‌أ. ثبات وإستقرار مستوى أداء الموظف في العمل.
‌ب. الإستعداد النفسي والعقلي للموظف للتعلم والنمو والترقي المستمر.
‌ج. إرتفاع مستوى الطموح لدى الموظف.
‌د. قابلية وتفاعل الموظف مع برامج التدريب والتأهيل التي تقدمها الشركة وظهور ذلك على إرتفاع مستوى أدائه في العمل.
‌ه. إحساس الموظف بالانتماء للشركة والتمتع بمستوى جيد من الرضا الوظيفي.
‌و. العلاقة الجيدة بين الموظف ورؤسائه في العمل.
‌ز. تمتع الموظف بمستوى جيد من الإستقرار النفسي والاقتصادي والاجتماعي نتيجة عمله بالشركة.
‌ح. إحساس الموظف بتقدير الشركة لعمله وحرصها عليه وعلى بقائه في خدمتها.


إدارة وتنظيم العلاقة بين الموظفين والشركة ( شؤون الموظفين )

1.
العمل على تطبيق السياسات والإجراءات الخاصة بالموارد البشرية والشئون الادارية .

2.
تنظيم بيئة العمل (الانضباط العام).

3.
تنظيم الحقوق المالية الدورية للموظفين (الأجور والبدلات والحوافز والمكافآت).

4.
تنظيم عمليات النقل والترقية.

5.
تنظيم الإجازات .

6.
تنظيم الأرشفة اليدوية والإلكترونية للمستندات والوثائق.

7.
تنظيم عملية الجزاءات والإجراءات التأديبية داخل الشركة.

8.
تنظيم الخدمات الإجتماعية والترفيهية والخدمات المتنوعة للموظفين.

9.
إدارة التبادل الوظيفي الداخلي بين الوحدات التنظيمية المختلفة في الشركة.

10.
تنظيم عملية إنتهاء الخدمات في الشركة في الحالات المختلفة.



جهات ومجالات التنسيق مع الموارد البشرية والشئون الادارية



تعمل الموارد البشرية والشئون الادارية بإستمرار على التنسيق مع الجهات المختلفة سواء داخل الشركة أو خارجها بغرض تحقيق أهدافها والقيام بواجباتها ومهامها ويشمل ذلك :

مع الوحدات التنظيمية داخل الشركة
مع الجهات خارج الشركة
التخطيط لتحديد الإحتياجات من العناصر البشرية.
تقييم أداء الموظفين.
التدريب ومتابعة نتائجه.
خدمات الموظفين.
تحفيز الموظفين

الجهات الحكومية ذات العلاقة (مكتب العمل، وزارة العمل، إدارة الجوازات، التأمينات الإجتماعية وغيرها). مراكز التدريب.
المكاتب الإستشارية.
المنشآت الأخرى المماثلة وذات العلاقة.
المستشفيات وشركات التأمين.



دور الموارد البشرية في رفع مستوى الإستقرار الوظيفي



تعمل الموارد البشرية والشئون الادارية بإستمرار على رفع وزيادة مستوى الإستقرار الوظيفي بين الموظفين في الشركة من خلال المؤشرات التالية:

للموظفين


ثبات وإستقرار مستوى أداء الموظف في العمل.
الإستعداد النفسي والعقلي للموظف للتعلم والنمو والترقي المستمر.
إرتفاع مستوى الطموح لدى الموظف.
قابلية وتفاعل الموظف مع برامج التدريب والتأهيل التي تقدمها الشركة وظهور ذلك على إرتفاع مستوى أدائه في العمل.
إحساس الموظف بالانتماء للشركة والتمتع بمستوى جيد من الرضا الوظيفي.
العلاقة الجيدة بين الموظف ورؤسائه في العمل.
تمتع الموظف بمستوى جيد من الإستقرار النفسي والاقتصادي والاجتماعي نتيجة عمله في الشركة.
إحساس الموظف بتقدير الشركة لعمله وحرصها عليه وعلى بقائه في خدمتها.
التخطيط لتوفير الإحتياجات من الموارد البشرية.
القدرة على توفير الإحتياجات من الموارد البشرية بالعدد والمواصفات والوقت المطلوب.
عدم وجود وظائف شاغرة في الشركة.
عدم وجود عمالة زائدة عن إحتياجات العمل.
توافر الردفاء المناسبين لكافة مواقع العمل بالشركة والتأمين الذاتي لإحتياجات الشركة من التخصصات المختلفة في حالة خروج أحد الموظفين.
القدرة على الإتصال والتواصل والتفاعل المستمر في سوق العمل.
القدرة والمرونة على إستيعاب المتغيرات والتحديثات المستمرة في الوظائف الجديدة المطلوبة للشركة.
القدرة على إستيعاب وتوفير البرامج التدريبية الجديدة للموظفين.
القدرة على مواكبة التحديثات والتطورات الجديدة في المجال الذي تعمل به الشركة.
سلامة البيئة الداخلية للعمل .
تعميق روح التعاون والتكامل وروح فريق العمل لدى الموظفين في الشركة.
إرتفاع مستوى إنتماء الموظفين للشركة وإستعدادهم للبذل والعطاء المستمر ومواجهة التحديات التي تواجه الشركة.


للشركة


مهام وواجبات الموارد البشرية وشؤون الموظفين ودورها في الماضي والحاضر



إدارة الموارد البشرية
قسم شؤون الموظفين
إعداد البنية الأساسية للبناء التنظيمي.
تخطيط الإحتياجات من الموارد البشرية.
الإختيار والتوظيف.
التدريب والتأهيل.
تقييم الأداء.
تحفيز الموظفين.
زيادة الرضا الوظيفي في الشركة.
تنظيم وإدارة العلاقة بين الشركة والموظفين (الحقوق والواجبات).
قسم شؤون الموظفين هو أحد أقسام إدارة الموارد البشرية.


دور إدارة الموارد البشرية في الماضي
دور إدارة الموارد البشرية في الحاضر
دور محصور فيما يتعلق بالإجراءات الإدارية

دور يشارك في تحقيق إستراتيجية الشركة.
الاستثمار الأمثل للموارد البشرية.
حلقة وصل بين الإدارة العليا والموظفين.
العمل على خلق البيئة الأفضل للعمل.
إيجاد الأطر العملية لحل المشاكل.
تطبيق المفاهيم الحديثة في الشركة.
وضع الضوابط المهنية لرفع الأداء.
مساعدة الشركة في آليات التغيير.

تختلف المهام الرئيسية المناطة بإدارة الموارد البشرية والشئون الإدارية من مؤسسة لأخرى ويرجع ذلك لأسباب عدة من بينها حجم النشاط وطبيعة عمل المؤسسة والفكر السائد لدى الإدارة العليا وغيرها، فبعض المؤسسات تفصل بين الوظائف التالية ( شئون الأفراد، الشئون الإدارية، التدريب ) ، حيث تجد في المؤسسات الصغيرة والمتوسطة الحجم تجمع فيما بينها تحت مسمى إدارة واحدة بينما في المؤسسات الكبيرة يتم تأسيس إدارة واحدة أو أكثر لكل وظيفة رئيسية بهدف التركيز في الأعمال المناطة بها وتقييم الأداء ، ويمكن القول أنه يتعين على كل مؤسسة تقديم جميع الوظائف الرئيسية بما يتناسب معها، ويمكننا تلخيص مجمل الأعمال المناطة بكل وظيفة من الوظائف الآنفة الذكر على النحو التالي:

تختلف المهام الرئيسية المناطة بإدارة الموارد البشرية والشئون الإدارية من مؤسسة لأخرى ويرجع ذلك لأسباب عدة من بينها حجم النشاط وطبيعة عمل المؤسسة والفكر السائد لدى الإدارة العليا وغيرها، فبعض المؤسسات تفصل بين الوظائف التالية ( شئون الأفراد، الشئون الإدارية، التدريب ) ، حيث تجد في المؤسسات الصغيرة والمتوسطة الحجم تجمع فيما بينها تحت مسمى إدارة واحدة بينما في المؤسسات الكبيرة يتم تأسيس إدارة واحدة أو أكثر لكل وظيفة رئيسية بهدف التركيز في الأعمال المناطة بها وتقييم الأداء ، ويمكن القول أنه يتعين على كل مؤسسة تقديم جميع الوظائف الرئيسية بما يتناسب معها، ويمكننا تلخيص مجمل الأعمال المناطة بكل وظيفة من الوظائف الآنفة الذكر على النحو التالي:

وظائف شئون الموظفين

تحديد احتياجات الشركة من الموارد البشرية: تخطيط الاحتياجات من الموارد البشرية، وإعداد موازنة العمالة.

التعيين (التوظيف) ومزاولة العمل: إجراءات تعيين/ توظيف الموظفين الدائمين والمؤقتين والمتدربين والمستعارين، والالتحاق بالعمل، ومزاولة العمل، إجراءات الإقامة، وحفظ جوازات السفر

صرف الرواتب والمستحقات: صرف الرواتب حسب الدرجات والرواتب والمزايا النقدية، المزايا العينية والبدلات، والمزايا الأخرى.

التقدم الوظيفي: تطوير وتقييم الأداء، الترقية وزيادة الرواتب والمكافآت، والنقل والانتداب والإعارة والتكليف بمهمة.

الدوام والأجازات: أيام العمل والدوام، الأجازات السنوية، الأجازات المرضية، والأجازات الطارئة والأخرى.

الواجبات الوظيفية والإجراءات التأديبية: الوصف الوظيفي والواجبات الوظيفية، شكاوى واقتراحات الموظفين، والإجراءات التأديبية.

انتهاء الخدمة: انتهاء الخدمة، والتسوية النهائية.

خدمات أخرى: إصدار شهادات للموظفين، طلبات القروض وغيرها من الخدمات.

وظائف الشئون الإدارية

الخدمات المكتبية: الطباعة والتصوير، القرطاسية والمطبوعات، الملفات، الاشتراكات بالصحف والمجلات، والمكتبة.

الاتصالات والنقل: البريد والمراسلين، الهاتف، الفاكس والبريد الإلكتروني، النقل، السفر.

خدمات المرافق: المكاتب والإسكان، التأمين على الممتلكات، الأمن والسلامة، الصيانة والتنظيف، الكافتيريا.

الرقابة على العهد الشخصية بحوزة الموظفين: تسليم واستلام العهد والجرد، وإخلاء الطرف.
خدمات المشتريات: متابعة عملية الشراء، وتنفيذ الشراء، والإشراف على استلام وتسليم المشتريات إلى الجهة المعنية، والمطابقة.

وظائف التدريب

تحديد الاحتياجات التدريبية للموظفين: تخطيط الاحتياجات التدريبية، وإدارة التدريب.

تقييم المتدربين: تقييم أداء المتدرب.

تقييم المدرب: تقييم أداء المدرّب.

تقييم البرنامج التدريبي: تقييم أداء البرنامج التدريبي.

التنسيق مع مراكز التدريب: متابعة الاتصال، طلب مادة الدورة والسيرة الذاتية للمتدربين، تفاصيل الدورة، التكلفة وغيرها.